Заказы поставщикам: как планировать закупки и не вводить одно и то же дважды

Зачем вообще планировать закупки

Без планирования закупки реагируют на уже случившуюся боль: полка пустая, сырьё на производстве кончилось, поставщик «в пути», а деньги уже ушли в лишний товар, который месяц лежит на складе.

Handler не притворяется SAP. Он даёт практичный еженедельный цикл: что докупить на 7–14 дней вперёд с учётом продаж, открытых заказов и материалов под текущее производство. Вы остаётесь человеком, который утверждает черновики — система не отправляет заказы и не проводит поступления сама.

• Меньше stockout на полке — меньше потерянных продаж.
• Меньше повторных заказов одного и того же SKU — система вычитает уже открытые PO.
• Материалы под открытое производство видны отдельно от «полочного» спроса.

Что нужно настроить, чтобы предложения появились

Система не угадывает закупки из воздуха. Ей нужны опорные данные. Чем они чище, тем спокойнее Monday morning у закупщика.

• У каждого SKU, который хотите планировать, должен быть preferred supplier (предпочитаемый поставщик) в карточке товара. Без него позиция попадёт в «gaps» — нужно заказать, но некому.
• Для режима по порогам: reorder point (минимальный остаток) и reorder target quantity (до какого уровня дозаполнять). Если пороги не заданы, работает автоматический спрос по продажам POS.
• Склад по умолчанию — в настройках магазина (inventory.default_warehouse_id). Fill и dashboard смотрят на него.
• Опционально: lead time, MOQ и pack size на поставщике или товаре — для округления заказа до упаковки и минимальной партии.
• Продажи в POS должны идти в систему — без истории продаж «авто-полка» будет пустой.

Как работает панель Fill («Заполнить заказы»)

На странице «Заказы поставщикам» кнопка Fill открывает одну панель — без отдельного раздела меню. Это главное рабочее место планирования.

• Shop — спрос по продажам: средняя дневная скорость × cover days (lead + safety), минус остаток и минус уже открытые заказы.
• Production — материалы под открытые производственные заказы (draft / released / in progress).
• All — оба источника вместе.
• Manual thresholds — только SKU с заданным reorder point, по правилам Phase 1.
• Preview показывает строки и gaps (нет поставщика). Create drafts создаёт по одному черновику PO на каждого поставщика.

Заказ поставщику — документ обязательства

Purchase Order (заказ поставщику) — это не поступление и не оплата. Это ваше обязательство перед поставщиком: что, сколько и по какой цене вы собираетесь купить.

• Draft — черновик: можно править строки, поставщика, дату поставки.
• Sent — отправили поставщику (коммерческий статус).
• Confirmed — поставщик подтвердил.
• Received — закрыт после приёмки (когда поступление проведено).
• Cancelled — отменён.

Поступление из заказа — принцип Handler

Когда товар приехал, склад меняет только posted receipt (поступление). Но набирать те же SKU заново — это двойная работа и источник расхождений.

На карточке заказа поставщику действие «Создать поступление» вызывает rpc_po_create_receipt_from_po: создаётся черновик поступления со строками из PO, ссылка сохраняется в purchase_orders.receipt_doc_id.

• Строки переносятся автоматически — вы проверяете количества и цены, не перепечатываете каталог.
• Поступление остаётся draft, пока вы не проведёте его — склад и кредиторка поставщика меняются только на post.
• Оплата поставщику — отдельно, через cash transfer / bank document, после проведённого поступления (ADR-056).

Где ещё видны подсказки по закупке

Планирование не спрятано в одном месте — оно встроено в привычные экраны.

• Dashboard — карточка «To order»: сколько SKU и поставщиков ждут решения; клик открывает Fill.
• Insights — stockout risk с action «Open replenishment Fill panel».
• Production planning — «Materials to buy» открывает Fill с source=production.
• AI Ordering Agent — те же RPC, что и Fill; черновики только после вашего approve.